Politique de confidentialité pour recruter via Teamtailor
Le service de traitement des recrutements et de simplification du processus d’embauche (le « Service ») est proposé par Teamtailor pour le compte de Training Orchestra (le « Gestionnaire » « nous » « notre » etc.). Il est important que les personnes utilisant le Service (les « Utilisateurs ») se sentent en sécurité et soient informées de la manière dont nous traitons leurs données personnelles dans le cadre de leur processus de recrutement. Nous nous efforçons de maintenir le niveau le plus élevé possible en matière de protection des données personnelles. Nous traitons, gérons, utilisons et protégeons les données personnelles de l’Utilisateur conformément à la présente Politique de confidentialité.
1. Généralités
Nous sommes responsable du traitement dans le plus grand respect des législations en vigueur en matière de protection de la vie privée. Les données à caractère personnel des Utilisateurs sont traitées dans le but de gérer et de simplifier le recrutement d’employés pour notre entreprise.
2. Collecte des données à caractère personnel
Nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que les Utilisateurs apportent au Service, ou des données à caractère personnel que nous collectons de quelque manière que ce soit à l’égard du Service.
Quand et comment nous collectons des données personnelles
Nous collectons des données personnelles auprès des Utilisateurs lorsque ces derniers :
- font une demande par le biais du Service ou autre et ajoutent des données personnelles les concernant personnellement ou via une source tierce, comme Facebook ou LinkedIn ; et
- utilisent le Service pour se connecter avec notre personnel, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement ou via une source tierce, comme Facebook ou LinkedIn
- fournit des données identifiables dans notre chat (sur le site Web exploitant le Service) et pertinentes dans le cadre d’un processus de candidature ;
Nous collectons des données auprès de tiers, comme Facebook, Linkedin et par le biais d’autres sources publiques. C’est ce que l’on appelle le « Sourcing », une activité réalisée manuellement par nos employés ou automatiquement par le Service.
Dans certains cas, les employés existants peuvent faire des recommandations sur les candidats potentiels. Ces employés ajouteront des données personnelles sur ces candidats potentiels. Dans les cas où cela est fait, le candidat potentiel sera considéré comme un Utilisateur dans le contexte de la présente Politique de confidentialité et sera informé du traitement de ses données.
Types de données à caractère personnel collectées et traitées
Les catégories de données à caractère personnel qui peuvent être collectées par le biais du Service peuvent être utilisées pour identifier des personnes physiques à partir de noms, d’e-mails, de photos et de vidéos, d’informations provenant de comptes Facebook et LinkedIn, de réponses à des questions posées par le biais du processus de recrutement, de titres, d’études ou de toute autre information que l’Utilisateur ou toute autre personne aura fourni par le biais du Service. Seules les données pertinentes pour le processus de recrutement sont collectées et traitées.
Finalité et licéité du traitement
La finalité de la collecte et du traitement des données à caractère personnel est de gérer le recrutement. La licéité du traitement des données personnelles est notre intérêt légitime à simplifier et faciliter le recrutement.
Les données personnelles qui sont traitées à des fins d’analyse agrégée ou d’étude de marché seront systématiquement anonymisées. Ces données personnelles ne peuvent pas être utilisées pour identifier un certain Utilisateur. Ainsi, ces données ne sont pas considérées comme des données à caractère personnel.
Le consentement de la personne concernée
L’Utilisateur consent au traitement de ses données à caractère personnel dans le but de traiter le recrutement du Gestionnaire. L’Utilisateur consent à ce que des données personnelles soient collectées par le biais du Service, lorsque les Utilisateurs :
- font une demande par le biais du Service, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement, soit en utilisant une source tierce comme Facebook ou LinkedIn, et lorsque le Gestionnaire peut utiliser des outils de Sourcing externes pour ajouter des informations supplémentaires ; et
- lorsqu’ils utilisent le Service pour se connecter au service de recrutement du Gestionnaire, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement, soit en utilisant une source tierce comme Facebook ou LinkedIn.
L’Utilisateur consent également à ce que le Gestionnaire collecte des informations publiquement disponibles sur l’Utilisateur et les compile pour les utiliser à des fins de recrutement.
L’Utilisateur consent à ce que les données personnelles collectées conformément aux a) et b) ci-dessus soient traitées conformément aux sections suivantes Stockage et transfert et Durée de traitement des données personnelles.
L’Utilisateur aura le droit de retirer son consentement à tout moment, en contactant le Gestionnaire à l’aide des coordonnées indiquées au paragraphe 9. L’utilisation de ce droit peut toutefois impliquer que l’Utilisateur ne pourra pas postuler pour un emploi spécifique ou utiliser autrement le Service.
Stockage et transferts
Les données personnelles collectées par le biais du Service sont stockées et traitées à l’intérieur de l’UE/EEE ou dans pays tiers considéré par la Commission européenne comme ayant un niveau de protection adéquat, ou traitées par des fournisseurs qui ont conclu de tels accords contraignants qui respectent pleinement la légalité des transferts de pays ou vers d’autres services où les garanties adéquates en vue de protéger les droits des personnes concernées dont les données sont transférées. Pour obtenir la documentation concernant ces garanties adéquates, contactez-nous en utilisant les coordonnées indiquées au paragraphe 9.
Durée de traitement des données à caractère personnel
Si un Utilisateur ne s’oppose pas, par écrit, au traitement de ses données à caractère personnel, celles-ci seront stockées et traitées par nous durant une période de 2 ans après le dernier contact. Seul l’accord express du candidat peut permettre une conservation plus longue. Veuillez noter qu’un candidat (Utilisateur) peut être intéressant pour un recrutement futur et, à cette fin, nous pouvons être amenés à conserver les données personnelles des Utilisateurs jusqu’à ce qu’ils n’aient plus de valeur de recrutements potentiels. Si, en tant qu’Utilisateur, vous souhaitez que vos Données personnelles ne soient pas traitées à cette fin (futur recrutement), veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant au paragraphe 9.
3. Droits des utilisateurs
Les utilisateurs ont le droit de demander des informations sur les données personnelles traitées par nos services, en nous notifiant par écrit aux coordonnées mentionnées au paragraphe 9 suivant. Les utilisateurs ont le droit de recevoir gratuitement une (1) copie des données personnelles traitées qui leur appartiennent. Pour toute autre copie demandée, le Gestionnaire aura le droit de facturer des frais raisonnables, en fonction des coûts administratifs générés par une telle demande.
Les Utilisateurs ont le droit, si nécessaire, de rectifier les données personnelles inexactes les concernant, en réalisant une demande écrite aux coordonnées du paragraphe 9 suivant.
L’utilisateur pourra exiger l’effacement, la restriction, le droit de s’opposer au traitement de ses données sur la base d’un intérêt légitime, peut importe les circonstances.
L’utilisateur a le droit de révoquer tout consentement au traitement qu’il a donné au Gestionnaire. L’utilisation de ce droit peut toutefois impliquer que ce dernier ne pourra plus postuler à une offre d’emploi spécifique ou utiliser autrement le Service.
L’Utilisateur dispose, dans certaines circonstances, d’un droit à la portabilité de ses données personnelles, ce qui signifie qu’il a droit d’obtenir ses données personnelles et de les transférer vers un autre Gestionnaire, tant que cela n’a aucun impact négatif sur les droits et libertés d’autrui.
L’utilisateur aura le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle concernant le traitement de ses données personnelles s’il considère que le traitement desdites données personnelles enfreint le cadre juridique de la loi sur la protection de la vie privée.
4. Sécurité
Nous donnons la priorité à l’intégrité personnelle et travaillons donc activement pour que les données personnelles des utilisateurs soient traitées avec le plus grand soin. Par conséquent, nous prenons les mesures que l’on peut raisonnablement attendre afin que les données personnelles des Utilisateurs et d’autres personnes soient traitées en toute sécurité et conformément à la présente politique de confidentialité et au RGPD.
Cependant, les transferts de données sur Internet et les réseaux mobiles ne peuvent jamais se faire sans aucun risque, par conséquent, tous les transferts sont effectués aux propres risques de la personne qui les exécute. Il est important que les Utilisateurs prennent également la responsabilité de s’assurer que leurs données sont bien protégées. Il en va de la responsabilité de l’Utilisateur de s’assurer que ses données de connexion restent secrètes.
5. Transfert de données personnelles à des tiers
Nous ne vendrons ni ne transférerons de quelque manière que ce soit les données personnelles des Utilisateurs à des tiers.
Nous pouvons transférer les données personnelles des Utilisateurs :
- à nos partenaires et sous-traitants, agissant en tant qu’intervenants traitant et sous-traitants les données conformément à nos instructions, afin de proposer le Service ;
- aux autorités ou conseillers juridiques en cas de suspicion de comportement criminel ou inapproprié ; ou
- aux autorités, conseillers juridiques ou à tout autre acteur similaire, lorsque la loi l’exige ou lorsque nous y sommes conviés par ladite autorité.
Nous ne transférons les données personnelles des Utilisateurs qu’à des tiers en qui nous avons confiance. Nous choisissons soigneusement nos partenaires afin de garantir que les données personnelles de l’Utilisateur sont traitées conformément aux législations en vigueur en matière de protection de la vie privée. Nous coopérons avec les catégories suivantes de processeurs de données à caractère personnel : Teamtailor, qui fournit le Service, les sociétés de serveur et d’hébergement, les sociétés de référencement des e-mails, les sociétés de traitement des vidéos, les sociétés d’approvisionnement en informations, les sociétés de services analytiques et toute autre société en ce qui concerne l’offre du Service.
6. Données agrégées (données personnelles non identifiables)
Nous pouvons être amené à partager des données agrégées avec des tiers. Les données agrégées ont dans ces cas été compilées à partir d’informations collectées par le biais du Service et peuvent, par exemple, consister en des statistiques de trafic Internet ou de localisation géologique dans le cadre de l’utilisation du Service. Les données agrégées ne contiennent aucune information pouvant être utilisée pour identifier des personnes individuelles et ne sont donc pas des données à caractère personnel.
7. Cookies
Lorsque les Utilisateurs utilisent le Service, les informations relatives à l’utilisation peuvent être stockées sous forme de cookies. Les cookies sont des fichiers texte passifs qui sont stockés dans le navigateur Internet, sur l’appareil de l’Utilisateur (un ordinateur, un téléphone mobile ou une tablette) lors de l’utilisation du Service. Nous utilisons ces cookies pour améliorer l’utilisation du Service par l’Utilisateur et pour recueillir des informations sur, par exemple, des statistiques d’utilisation du Service. Ceci nous permet notamment de sécuriser, de maintenir et d’améliorer le Service. Les informations collectées par le biais des cookies peuvent dans certains cas être des données à caractère personnel et sont, dans ce cas, régies par notre Politique en matière de cookies.
Les Utilisateurs pourront à tout moment désactiver l’utilisation des cookies en modifiant les paramètres locaux de leurs appareils. La désactivation des cookies peut affecter l’expérience du Service, par exemple en désactivant certaines fonctions du Service.
8. Modifications
Nous avons le droit, à tout moment, d’apporter des modifications ou des ajouts à notre Politique de confidentialité. La dernière version de notre Politique de confidentialité sera toujours disponible via le Service. Une nouvelle version sera considérée comme ayant été communiquée aux Utilisateurs lorsque ce dernier aura reçu un e-mail l’informant de la nouvelle version (en utilisant l’e-mail déclaré par l’Utilisateur dans le cadre de l’utilisation du Service), ou lorsqu’il aura été informé d’une autre manière de la nouvelle Politique de confidentialité.
9. Contact
Si vous avez des questions, si vous souhaitez recevoir des informations supplémentaires sur le traitement de vos données personnelles ou si vous avez d’autres questions, veuillez utiliser les coordonnées indiquées ci-après ; Training Orchestra GDPO@training-orchestra.com
Privacy Policy
Privacy policy for recruiting via Teamtailor
The recruitment processing and hiring process simplification service (the "Service") is offered by Teamtailor on behalf of Training Orchestra (the "Manager", "we", "us" or "our" etc.). It is important that people using the Service ("Users") feel safe and are informed about how we process their personal data as part of their recruitment process. We strive to maintain the highest possible level of protection of personal data. We process, manage, use and protect the User's personal data in accordance with this Privacy Policy.
1. General
We are data controller in the greatest compliance with the laws in force on the protection of privacy. Users' personal data is processed for the purpose of managing and simplifying the recruitment of employees for our company.
2. Collection of personal data
We are responsible for the processing of personal data that Users bring to the Service, or personal data that we collect in any way with respect to the Service.
When and how we collect personal data
We collect personal data from Users when the Users:
- make a request through the Service or otherwise and add personal data about themselves personally or through a third-party source, such as Facebook or LinkedIn; and
- use the Service to connect with our staff, adding personal data about them either personally or through a third-party source, such as Facebook or LinkedIn
- provides identifiable data in our chat (on the website operating the Service) and relevant to an application process;
We collect data from third parties, such as Facebook, Linkedin and other public sources. This is called "Sourcing", an activity carried out manually by our employees or automatically by the Service.
In some cases, existing employees can make recommendations on potential candidates. These employees will add personal data about these potential candidates. In cases where this is done, the potential candidate will be considered a User in the context of this Privacy Policy and will be informed of the processing of his data.
Types of personal data collected and processed
The categories of personal data that may be collected through the Service may be used to identify natural persons from names, emails, photos and videos, information from Facebook and LinkedIn accounts, answers to questions asked through the recruitment process, titles, studies or any other information that the User or any other person has provided through the Service. Only data relevant to the recruitment process is collected and processed.
Purpose and lawfulness of processing
The purpose of the collection and processing of personal data is to manage recruitment. The legality of the processing of personal data is our legitimate interest in simplifying and facilitating recruitment.
Personal data that is processed for the purposes of aggregated analysis or market research will be systematically anonymised. This personal data cannot be used to identify a certain User. Thereby, these data are not considered as personal data.
The consent of the data subject
The User consents to the processing of his personal data for the purpose of processing the recruitment of the Manager. The User consents to the collection of personal data through the Service, when Users:
- make a request through the Service, adding personal data about them either personally or using a third-party source such as Facebook or LinkedIn, and when the Manager may use external Sourcing tools to add additional information; and
- when they use the Service to connect to the Manager's recruitment service, by adding personal data about them either personally or using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
The User also consents to the Manager collecting publicly available information about the User and compiling it for use for recruitment purposes.
The User consents to the personal data collected in accordance with a) and b) above being processed in accordance with the following sections Storage and transfer and Duration of processing of personal data.
The User shall have the right to withdraw his/her consent at any time, by contacting the Manager using the contact details indicated in paragraph 9. The use of this right may, however, imply that the User will not be able to apply for a specific job or otherwise use the Service.
Storage and transfers
Personal data collected through the Service is stored and processed within the EU/EEA or in third countries considered by the European Commission to have an adequate level of protection, or processed by providers who have concluded such binding agreements that fully respect the lawfulness of transfers from countries or to other services where adequate safeguards to protect the rights of data subjects whose data are transferred. For documentation regarding these adequate safeguards, please contact us using the contact details set out in paragraph 9.
Duration of processing of personal data
If a User does not object, in writing, to the processing of his personal data, these will be stored and processed by us for a period of 2 years after the last contact. Only the express agreement of the candidate can allow a longer storage. Please note that a candidate (User) may be of interest for future recruitment and, for this purpose, we may need to retain Users' personal data until it no longer has any potential recruitment value. If, as a User, you do not want your Personal Data to be processed for this purpose (future recruitment), please contact us using the contact details set out in paragraph 9.
3. Rights of users
Users have the right to request information about the personal data processed by us, by notifying us in writing at the contact details mentioned in paragraph 9 below. Users have the right to receive free of charge one (1) copy of the processed personal data belonging to them. For any other copy requested, the Manager shall be entitled to charge a reasonable fee, based on the administrative costs generated by such request.
Users have the right, if necessary, to rectify inaccurate personal data concerning them, by making a written request to the contact details of paragraph 9 below.
The user may demand erasure, restriction, the right to object to the processing of his data on the basis of a legitimate interest, regardless of the circumstances.
The user has the right to revoke any consent to the processing he has given to the Manager. The use of this right may, however, imply that the latter will no longer be able to apply for a specific job offer or otherwise use the Service.
The User has, in certain circumstances, a right to the portability of his personal data, which means that he has the right to obtain his personal data and transfer them to another Manager, as long as this has no negative impact on the rights and freedoms of others.
The user will have the right to lodge a complaint with the supervisory authority regarding the processing of his personal data if he considers that the processing of said personal data violates the legal framework of the law on the protection of privacy.
4. Security
We give priority to personal integrity and therefore actively work to ensure that users' personal data is treated with the utmost care. Therefore, we take the steps that can reasonably be expected so that the personal data of Users and other persons is treated securely and in accordance with this Privacy Policy and the GDPR.
However, data transfers over the Internet and mobile networks can never be done without any risk, therefore, all transfers are made at the own risk of the person performing them. It is important that Users also take responsibility for ensuring that their data is well protected. It is the User's responsibility to ensure that his login data remains secret.
5. Transfer of personal data to third parties
We will not sell or otherwise transfer Users' personal data to third parties.
We may transfer Users' personal data:
- to our partners and subcontractors, acting as data processors and processors in accordance with our instructions, in order to offer the Service;
- to authorities or legal advisers in cases of suspicion of criminal or inappropriate behaviour; or
- to authorities, legal advisers or other similar actors, where required by law or when we are invited to do so by such authority.
We only transfer Users' personal data to third parties we trust. We carefully select our partners to ensure that the User's personal data is processed in accordance with applicable privacy legislation. We cooperate with the following categories of personal data processors: Teamtailor, which provides the Service, server and hosting companies, email referencing companies, video processing companies, information supply companies, analytics services companies and any other companies in relation to offering the Service.
6. Aggregated Data (Non-Personally Identifiable Data)
We may share aggregated data with third parties. The aggregated data in these cases has been compiled from information collected through the Service and may, for example, consist of Internet traffic statistics or geological location in connection with the use of the Service. Aggregated data does not contain any information that can be used to identify individual individuals and is therefore not personal data.
7. Cookies
When Users use the Service, usage information may be stored in the form of cookies. Cookies are passive text files that are stored in the Internet browser, on the User's device (a computer, mobile phone or tablet) when using the Service. We use these cookies to improve the User's use of the Service and to collect information about, for example, statistics on the use of the Service. This allows us to secure, maintain and improve the Service. The information collected through cookies may in some cases be personal data and is, in this case, governed by our Cookie Policy.
Users may disable the use of cookies at any time by changing the local settings of their devices. Disabling cookies may affect the experience of the Service, for example by disabling certain features of the Service.
8. Changes
We have the right, at any time, to make changes or additions to our Privacy Policy. The latest version of our Privacy Policy will always be available through the Service. A new version will be considered to have been communicated to Users when the latter has received an e-mail informing him of the new version (using the e-mail declared by the User in connection with the use of the Service), or when he has been informed in another way of the new Privacy Policy.
9. Contact
If you have any questions, would like to receive further information about the processing of your personal data or if you have any further questions, please use the contact details set out below; Training Orchestra GDPO@training-orchestra.com.
